«Enviada» no quiere decir «Aprobada». Cuando tocas «Enviar solicitud», el pago le llega a Finanzas y ahí queda esperando. Una persona lo revisa contra el banco y recién entonces se descuenta de la deuda del cliente.
Al cliente dile: «ya lo reporté, Finanzas lo está revisando». No le digas que su factura ya quedó pagada, porque todavía no lo está.
Por dónde se empieza
Hay cinco caminos y todos llegan a la misma pantalla, «Nueva solicitud»:
- El botón «Cobrar» de la pantalla de Inicio.
- El botón «Cobrarle» de la ficha del cliente. Entras con el cliente ya puesto, sin buscarlo en la lista.
- El botón «Cobrarle» de la pantalla «¡Visita enviada!», debajo de «Ir al inicio». Es para el cliente al que le acabas de cerrar la visita: si te pagó ahí mismo, lo cargas sin salir a buscarlo.
- La pestaña «Cobranza» de abajo, sub-pestaña «Pagos», y el botón + a la derecha del buscador.
- El botón «Subir pago» de una factura, en Cobranza › Facturas. Así ya entras con el cliente puesto.
El recorrido
- A quién le cobras
Si entraste por «Cobrar» o por el +, la aplicación te pregunta primero. Busca al cliente por nombre o por RIF. Arriba del todo verás su nombre y su RIF, para que confirmes que es el correcto.
- «Cómo te pagaron»
Toca el campo y se abre una lista con los bancos y las cajas. Los bancos en bolívares salen de primero y los de dólares después. Arriba hay un buscador: escribe parte del nombre del banco y la lista se acorta.
- «Monto que recibiste»
Escribe lo que el cliente te entregó, en la moneda del banco que elegiste. Debajo la aplicación te muestra la tasa del día, para que sepas a cuánto equivale.
- «Referencia / Nº depósito»
Es obligatorio — tiene un asterisco. Es el número con el que Finanzas encuentra el pago en el banco. Sin él no puedes enviar.
- El comprobante
Toca «Adjuntar Comprobantes» y toma la foto, o elige la captura que el cliente te mandó. Es la prueba del pago.
- Fotos adicionales
Si hubo más de una transferencia, toca «Agregar» en «Fotos adicionales». Puedes poner hasta tres. Van a la conversación de la solicitud, donde Finanzas las ve.
- A qué facturas se aplica
Más abajo está «Facturas pendientes». Marca las facturas que ese pago cancela y reparte el monto entre ellas. Al final la aplicación te muestra «Total asignado» y «Restante».
Si dejas el monto vacío, lo llena la aplicación
En una factura con retención (ver más abajo) no hace falta que escribas primero «Monto que recibiste». Si lo dejas vacío y tocas «Cobrar el total» o «Retiene: cobrar», la aplicación escribe ese monto por ti. Desde ahí, mientras el monto sea el que escribió ella, es siempre la suma de todo lo que repartiste entre las facturas: marcas otra, desmarcas una, corriges el monto de una factura, y el monto recibido se vuelve a sumar solo. Así lo recibido y lo repartido no pueden decir cosas distintas.
- Si el banco es en bolívares, la suma se pasa a bolívares con la tasa que ves en el formulario.
- Si el monto lo escribiste tú, la aplicación no lo toca. Tú lo leíste del comprobante, y eso manda.
- Si después cambias a un banco de otra moneda, el monto que habías escrito se borra y te lo dice —«Cambiaste a un diario en bolívares: escribe de nuevo el monto que recibiste.»—, porque ese número estaba en la otra moneda.
- El botón «Auto» reparte lo recibido entre las facturas en el orden de siempre, respeta lo que ya tecleaste en una factura y desmarca las que se quedan sin nada.
Si arriba te sale «Este cliente ya tiene 3 solicitudes sin aprobar», revisa antes de enviar. Puede ser el mismo depósito que ya cargaste.
Cuando el cliente te retiene el IVA
Algunos clientes retienen el IVA: te pagan menos de lo que dice la factura y te entregan un comprobante de retención. Hasta que ese papel llegue a la oficina, la factura sigue mostrando el saldo completo.
En esas facturas la aplicación ya no rellena el monto por su cuenta. El campo «Monto a pagar» abre vacío, con la cuenta arriba para que la sigas con el dedo —saldo de la factura, menos la retención por aplicar, igual al saldo teórico— y dos botones debajo:
| Si tocas | Es porque |
|---|---|
| Cobrar el total | El cliente te pagó la factura completa y no retuvo nada. |
| Retiene: cobrar | El cliente retuvo el IVA y te dio el comprobante. Ese botón ya trae la retención restada. |
El botón no te amarra: si te pagó otra cantidad, escríbela a mano. Y si todavía no escribiste «Monto que recibiste», el botón lo llena con su cifra — no tienes que subir a teclearlo.
Ninguna de las dos respuestas acierta siempre. Antes la aplicación elegía una, y de las retenciones de enero sólo la mitad terminó aplicándose — o sea que adivinaba mal una de cada dos veces, y «de no darte cuenta quedaba saldo».
Quien sabe si el cliente retuvo o no eres tú, que tienes el comprobante en la mano.
Lo que sobra queda a favor del cliente
Si recibiste más de lo que aplicaste a las facturas, la aplicación te lo dice antes de enviar, en el renglón «Restante»:
Los $19,00 que sobran no van contra ninguna factura: le quedan al cliente a favor para su próxima compra.
Esa plata no se pierde. Díselo al cliente ahí mismo, que es cuando sirve.
Se puede cobrar sin señal
Si no hay internet, el botón de abajo cambia y dice «Guardar cobranza sin señal». La solicitud se guarda en tu teléfono con todo y foto, y sale sola cuando vuelva la red. No la vuelvas a cargar.
Mientras tanto la vas a ver en Cobranza › Pagos como «Por enviar».
Cómo va tu solicitud
Todas tus cobranzas están en Cobranza › Pagos. Cada una lleva su estado a la derecha:
| Dice | Qué está pasando |
|---|---|
| Por enviar | Está en tu teléfono. Sale sola cuando haya señal. |
| No se pudo enviar | Se intentó varias veces y no salió. Avisa a tu analista. |
| Enviada | Llegó a la oficina. Está esperando que Finanzas la revise. |
| Devuelta | Finanzas encontró algo que corregir. Es tuya otra vez. |
| Aprobada | Listo. Ahora sí se descontó de la deuda del cliente. |
| Cancelada | La oficina la anuló. No se puede tocar. |
Los chips de arriba te dejan filtrar: «Todas» · «En revisión» · «Devueltas» · «Canceladas» · «Aprobadas».
Corregir una solicitud
Puedes corregir una solicitud «Enviada» y una «Devuelta». Toca la solicitud para abrirla y usa «Corregir y reenviar». En la devuelta el botón también sale en la lista, porque es algo que tienes pendiente.
Una solicitud «Aprobada» o «Cancelada» no se puede corregir: ya es un movimiento contable de la oficina.
Y para corregir hace falta señal. No se guarda para después, porque mientras tanto la analista pudo haberla tomado.
Al corregir verás el comprobante que ya mandaste. Si no adjuntas uno nuevo, se conserva ese. Solo vuelve a fotografiar si el problema era el comprobante.