La visita no llega a la oficina hasta que la completas en el paso 8. Mientras tanto se queda guardada en tu teléfono: no se pierde, pero nadie la ve. Cierra siempre la visita antes de irte del negocio.
Qué es una visita
Una visita es todo lo que pasa en un negocio: que llegaste, lo que contaste en el anaquel, lo que te compraron, lo que te devolvieron y lo que anotaste. La aplicación lo junta todo en un solo trabajo.
Arriba siempre ves en cuál vas: «Paso 3 de 8 — Pedido», con una barra de rayitas. Avanzas con «Guardar y continuar →», el botón de abajo.
Cómo se empieza
Hay dos caminos y los dos abren lo mismo:
- Desde el Inicio, toca «Crear pedido». Se abre la hoja «¿A quién vas a visitar?». Busca por nombre, RIF o dirección y toca el cliente. Al lado de cada uno ves lo que te debe.
- Desde la Ruta de hoy, toca la parada. Ya sabe a quién vas a visitar.
Si el cliente tiene varias sucursales, la aplicación te pregunta «Qué dirección se visita». Elige la correcta: de ahí sale a dónde se entrega.
Para tomar un pedido hace falta que le hayas dado permiso de ubicación a la aplicación. Si no lo diste, te lo pide y te lleva a Ajustes.
No hace falta que el GPS agarre señal: la visita se abre igual, bajo techo o en un sótano.
Paso 1 — Check-in
Es decir «llegué». La pantalla te muestra el cliente, su dirección de factura y lo que te debe.
Dos cosas se llenan solas y no tienes que esperarlas:
- «Hora de llegada» — la hora de ahora.
- «Tu ubicación» — dice «Se toma sola — no tienes que esperarla».
Toca «Confirmar llegada y continuar».
Si el negocio todavía no tiene su punto marcado en el mapa, sale «Revisar la ubicación del negocio». Márcalo parado en la puerta: es el mejor momento y no lo vas a tener después.
¿El cliente no te va a comprar hoy? Toca «El cliente no compra hoy — ir al cierre» y saltas derecho al paso 8. La visita queda registrada igual.
Sin señal también puedes hacer check-in. Vas a ver «Llegada guardada en el teléfono — se envía cuando haya señal». Sigue trabajando normal.
Paso 2 — Inventario
Aquí cuentas lo que el cliente tiene en su anaquel. No es un pedido: es una foto de cómo está surtido.
Busca el producto y súbele la cantidad con − y +, o toca el número para escribirlo de una vez.
En este paso no hay tope: si el cliente tiene 40 en la repisa, pones 40, aunque el almacén tenga menos. Y aparecen productos que todavía no tienen precio cargado — en el anaquel están igual.
Paso 3 — Pedido
Es el corazón de la visita: lo que el cliente te compra.
- Busca por nombre o por código en la barra de arriba.
- Escanea el código de barras con el botón del cuadrito. Si el código no está en tu lista, te avisa.
- Toca la imagen del producto y se abre su ficha completa.
- Cuando el producto viene en caja, elige la presentación: «UND» o «CAJ24 · 24 uds». El precio y el peso cambian solos.
Debajo de cada producto ves «Disponible: 77 uds». Eso es lo que puedes vender ahora mismo de ese almacén, no lo que hay en el depósito. No puedes cargar más de eso.
Abajo, la barra del Total con su equivalente en bolívares y el peso. Al lado tiene tres botones: armar otro pedido para el mismo cliente, «Pedir autorización por WhatsApp» y «Compartir presupuesto».
Saltar al cierre
Si ya tienes el pedido y no vas a tomar fotos, ni recibir devolución, ni escribir notas, ni pedir firma, no hace falta pasar por esos cuatro pasos vacíos. En la barra del total sale «Ir al cierre» y te lleva directo al Check-out.
- Sale sólo si esos pasos están vacíos. Si ya tomaste una foto o contaste una devolución, sigues por el camino normal.
- No se salta nada de lo que importa: las revisiones del envío corren igual en el cierre.
- ¿Te acordaste de algo? Desde el cierre, la flecha de atrás te devuelve paso por paso a los que saltaste.
Si el cliente no compra hoy, el atajo es otro: «El cliente no compra hoy — ir al cierre».
Cuando el pedido pasa el límite de crédito del cliente
En las empresas que controlan el crédito, si con este pedido el cliente se pasa de su límite, la aplicación te lo dice en ámbar —en la barra del total, en el Check-out y en la pregunta final—, con cuánto se pasa:
Con este pedido el cliente pasa su límite por $120,00 (12,00 %). Odoo lo va a retener hasta que lo aprueben: pide la autorización ya.
Al lado sale «Pedir autorización», que te arma el mensaje para quien aprueba con las cifras del cliente.
Las cifras del crédito van en dólares. En la ficha del cliente, bajo «Su cuenta», las ves en orden: Cupo de crédito, Usado, Por facturar (pedidos confirmados que todavía no se facturaron) y Disponible. La cuenta se sigue con el dedo: cupo menos usado menos por facturar da el disponible, y si sale negativo va en rojo.
El aviso no te frena. El pedido se manda igual y llega a la oficina; allá queda «Retenido» hasta que lo autoricen. El aviso es para que pidas la autorización de una vez, con el cliente enfrente, y no te enteres días después.
Sin señal usa las cifras guardadas en el teléfono y lo dice: «Cifras de crédito guardadas en el teléfono, sin confirmar con Odoo.»
Varios pedidos en la misma visita
Un cliente puede comprarte cosas que se despachan por separado —uno sin alcohol, uno con dulce, uno con diario—. Eso no son tres visitas: es una visita con tres pedidos.
- Cuando ya tengas algo cargado, toca el botón de otro pedido en la barra del total. Aparece sólo con el pedido actual cargado: no te deja abrir dos documentos en blanco.
- Arriba salen los chips: «Pedido 1 · 3 productos», «Pedido 2 · 1 producto»… Tocas uno y cambias de pedido. Es el mismo catálogo para todos.
- El pedido nuevo nace vacío y con sus propias presentaciones: la caja que elegiste para el ron no decide nada sobre la harina del pedido de al lado.
- En el chip del pedido activo hay un «⋮» con «Vaciar este pedido» y «Quitar este pedido». Si lleva productos, te pregunta antes.
Tú, con una sola excepción, la del licor (abajo). Fuera de eso la aplicación no separa sola por categoría ni por nada: los pedidos son los que armes. Y un pedido vacío no viaja — si abriste uno y no le pusiste nada, no llega ningún documento en blanco a la oficina.
El licor sale en su propio pedido
Hay empresas que no permiten mezclar licor con otros productos en un mismo pedido. En ésas, si cargas las dos cosas juntas, la aplicación parte el pedido en dos al salir del paso Pedido: uno con el licor y otro con el resto. Te lo dice así:
Salen dos pedidos: esta empresa no permite mezclar licor con otros productos en un mismo pedido.
- Son dos documentos en la oficina, cada uno con su total. En la pregunta final de «Completar visita» los ves por separado, el de licor marcado «· licor».
- Si vuelves al paso Pedido y agregas más, el licor nuevo se suma al pedido de licor y lo demás al otro. Nunca nace un tercero.
- «Compartir presupuesto» también sale en dos papeles: te pregunta cuál compartir, «Compartir el de licor» o «Compartir el otro». El cliente nunca recibe un papel mezclado.
En las empresas que no tienen esa regla, nada de esto pasa.
Cada pedido es un documento aparte en la oficina, con su propio número. En Actividad › Pedidos los vas a ver separados, y pueden ir a distinta velocidad: uno puede quedar confirmado y el otro esperando analista.
El precio que ves es una cotización, no la factura. La oficina vuelve a calcular precios e impuestos cuando recibe el pedido, con los del día en que llega. Si el número cambia, la aplicación te avisa después en Actividad › Pedidos.
Dos mensajes que vas a ver y significan cosas distintas:
- «Total sin impuestos» — todavía no se bajaron los impuestos de esos productos. El pedido se manda igual y la oficina los calcula. Dile al cliente que ese no es el total final.
- «Sin precio», o un producto en cero — ese no se puede enviar. Quítalo del pedido o avisa a la oficina para que le carguen precio.
Paso 4 — Fotos
Fotos del anaquel, de la exhibición, de lo que quieras dejar como prueba de la visita. Toca «Tomar foto» y después «Agregar otra foto». Hasta 5 fotos por visita. Abre la cámara de atrás.
La foto no es obligatoria. La pantalla lo dice: «Sin fotos — paso opcional». Si la cámara de tu teléfono falla o la aplicación se cierra al abrirla, sigue de largo: el pedido, el inventario y la firma se guardan igual y la visita se cierra completa.
Paso 5 — Devoluciones
Mercancía que el cliente te devuelve: vencida, rota, mal despachada. Arriba dice «Unidades a devolver» y abajo se va armando el «Total devoluciones».
Si no hay nada que devolver, deja todo en cero y sigue. No es un paso obligatorio.
Cómo se arma
- Encuentra el producto
Búscalo por nombre o por código en la barra de arriba, o escanéalo. Es la misma lista del paso Pedido.
- Súbele la cantidad
Con el «+». Apenas pasa de cero, la tarjeta se abre y aparece lo de abajo.
- Di por qué vuelve
Los motivos sugeridos —«Producto vencido», «Producto dañado / roto»…— se escriben solos al tocarlos, y la fila se corre a los lados: hay más de los que ves. «Motivo (opcional)» es para escribirlo con tus palabras, y lo que escribes tú manda sobre el sugerido.
- Repite con cada producto
Cada uno lleva su propio motivo. Dos productos que vuelven por razones distintas se cuentan como lo que son.
- Y lo que es de toda la devolución
Arriba de la lista, bajo «De la devolución»: las observaciones y «Foto de la devolución». El bloque está siempre ahí, aunque tengas cien productos; mientras no cargues unidades sale apagado y dice «Carga unidades para agregar observaciones y fotos».
Con unidades a devolver, tienes que escribir las observaciones, y lo que piden es la factura y el pedido afectados: el campo te lo recuerda con «Indica la factura y el pedido afectados». Es lo que lee quien aprueba el retiro y lo que el almacén contrasta cuando llega la mercancía.
Sin ellas, «Guardar y continuar» no te deja pasar y te lo dice en rojo: «Escribe la factura y el pedido afectados para poder seguir». Las fotos siguen siendo opcionales: hasta 5, y el botón te va contando cuántas llevas.
Si la mercancía viene golpeada o vencida, fotografíala ahí mismo. Es lo que sostiene la devolución cuando en el almacén la cuenten y no coincida con lo que dijiste. La foto viaja pegada a la devolución, no al pedido.
Adónde va después
La devolución no es parte del pedido: viaja sola y tiene su propia vida. El recorrido es éste:
| Dónde está | Qué quiere decir |
|---|---|
| Por enviar | Está en tu teléfono. Sale sola apenas agarres señal. |
| En la oficina | Llegó y quedó anotada. El almacén todavía no contó la mercancía. |
| Recibida | El almacén ya la revisó y la dio por buena. |
La sigues en Actividad › Devoluciones, con su número de referencia, la fecha y cuántas unidades tiene. Cuando la mercancía hay que ir a buscarla al cliente, ahí mismo ves también en qué va el retiro: si lo aprobaron, si ya pasaron a buscarla y si ya salió la nota de crédito. Está contado en Actividad › El retiro de la mercancía.
Que la mandes no quiere decir que esté recibida. Entre «En la oficina» y «Recibida» está el almacén contando la mercancía, y eso puede tardar días.
No le prometas al cliente una nota de crédito inmediata. Lo que puedes decirle con seguridad es que la devolución quedó registrada y con qué número.
Paso 6 — Notas
Hay dos notas y van a dos sitios distintos. Es lo más importante de este paso.
| Campo | Quién la lee |
|---|---|
| «Nota interna (solo para la oficina)» | Solo tu analista. El cliente nunca la ve. |
| «Nota del pedido (va en el documento)» | El cliente, impresa en la nota de pedido. |
Arriba de la nota interna tienes frases listas: «Cliente con mercancía», «Con deuda», «Pedido montado», «Volver próx. semana»… Tócalas y se agregan solas. Sirve para no teclear al sol. Igual puedes escribir lo que quieras encima.
Las dos notas no se mezclan nunca. Equivocarse cuesta en las dos direcciones: una observación tuya sobre el cliente impresa en el papel que él lee, o una condición de entrega de la que el cliente nunca se entera.
Paso 7 — Firma
Le pides al cliente que firme con el dedo en el recuadro. Si el espacio queda chico, toca «Firmar en pantalla completa» y el teléfono se acuesta. ¿Quedó mal? «Limpiar firma» y de nuevo.
La firma queda como respaldo de la visita en los registros de la empresa.
La firma tampoco es obligatoria. El paso dice «Firma (opcional)» en el título. Si el cliente no está o no quiere firmar, continúa: la visita y el pedido se mandan completos igual.
Paso 8 — Check-out
Es el «Resumen de visita»: todo lo que armaste, junto, para revisarlo antes de mandarlo. El pedido con su total, base e IVA, las devoluciones, las dos notas, la hora de llegada, la duración de la visita, cuántos productos contaste y cuántas fotos tomaste.
Revísalo con el cliente. Es tu última oportunidad de arreglar algo. Puedes volver atrás con la flecha de arriba.
Cuando esté bien, toca «Completar visita». Si la visita no lleva pedido, el botón dice «Finalizar visita sin pedido». Sale una pregunta final, «¿Completar la visita?», con el detalle de lo que se manda: toca «Sí, completar».
Cuántos productos lleva el pedido se dice con sus unidades, para que no confundas líneas con lo que el cliente se lleva: «2 productos · 3 unidades». Si cargaste presentaciones, cada una va con su nombre y no se suman entre sí: «2 productos · 2 CAJ12 · 1 unidad». Lo ves igual en la pregunta final, en el «Detalle» del Check-out, en la pantalla de confirmación y en el PDF del pedido.
Si te avisa que «NO se envían» unos productos porque salieron del catálogo, léelo antes de confirmar: esos no van a llegar a la oficina y el cliente los está esperando.
Si te sales a mitad de la visita
No pierdes nada. La aplicación guarda sola lo que llevas —las cantidades, las fotos, las notas, la firma— mientras trabajas. No hay botón de guardar.
Cuando vuelvas a abrir ese cliente, te pregunta «Visita en progreso» y te dice en qué paso quedaste. Tienes tres salidas:
- «Continuar la visita» — sigues donde ibas.
- «Crear otro pedido» — empiezas uno nuevo y el guardado queda intacto.
- «Borrar y empezar de cero» — se bota lo que tenías.
Y las encuentras todas en Actividad › Pedidos › «Abiertos». Cada una te dice cuándo la empezaste y en qué paso quedó.
Si una visita lleva horas abierta y nadie tocó el teléfono, al completarla la aplicación te pregunta «Esta visita lleva mucho abierta» y te deja elegir con qué hora cerrarla: la de tu última actividad o la de ahora. Es para que no te quede una visita de cuatro horas que duró veinte minutos.
Qué pasa al completar
Con señal, la aplicación manda la visita y te muestra «¡Visita enviada!». El pedido queda en la oficina, esperando la aprobación de tu analista. Eso es lo normal.
Sin señal la visita se cierra igual. Vas a ver «Tu visita quedó guardada — No hay internet ahora mismo. La mando apenas haya señal». No tienes que hacer nada más: la aplicación la manda sola cuando agarres cobertura, así hayas cerrado la aplicación o apagado el teléfono. Puedes seguir a la siguiente parada tranquilo.
En los dos casos, el pedido lo sigues viendo en Actividad › Pedidos y la devolución en Actividad › Devoluciones. Mientras no haya salido del teléfono dice «Por enviar».
Si el cliente te pagó en la visita, toca «Cobrarle», debajo de «Ir al inicio»: se abre la cobranza con ese cliente ya puesto. Ver Cobrarle a un cliente.
Si un pedido rebota y la visita ya está en la oficina
Puede pasar que la visita llegue a la oficina y uno de sus pedidos rebote —casi siempre porque no había tanta mercancía— y la aplicación te devuelva al paso Pedido para corregirlo. En ese caso:
- Lo que ya entró no se puede cambiar desde la visita. Los pasos que viajaron con el cierre —check-in, inventario, fotos, devolución, notas y firma— quedan de solo lectura, con el aviso «Esta visita ya está en la oficina: solo puedes corregir el pedido que no entró». Puedes desplazarte y revisarlos, pero no editarlos.
- Con dos pedidos, si uno ya llegó, ése tampoco se toca: la aplicación te dice que ya llegó y que lo que le cambies no le llegaría. Para modificarlo, hazlo desde Actividad › Pedidos al cerrar la visita; para agregar productos, ábrelos en otro pedido.
- El que no entró sí se corrige, y se manda desde el Check-out como siempre.
Lo que no se puede tocar se ve apagado, en gris: el «+» y el «−», la cantidad, la presentación, los campos de Notas, el motivo de la devolución, «Tomar foto», los botones del Check-in y los de la firma. Si un botón está gris, no es que el teléfono no respondió: ahí ya no se puede cambiar nada.
«Enviado» no es «aprobado». Que la visita llegue a la oficina no quiere decir que el pedido ya esté confirmado ni despachado. Eso lo decide tu analista.